Les boites mails sont devenues de nos jours un outil indispensable de communication surtout en entreprise. En effet, chaque jour sur consultation de votre mail, vous constatez une réception d’une centaine de messages. Dans ces conditions, il est nécessaire, voire indispensable, de savoir comment gérer ses mails. Mais vous ne savez pas comment faire pour arriver à gérer efficacement vos emails. Ces astuces vont être utiles pour vous.
Organiser ses emails
Une bonne gestion passe d’abord par une bonne organisation. En effet, pour bien organiser vos mails, vous allez devoir faire la création de nouveaux dossiers. Il s’agira de classer selon les paramètres de votre réception les emails par catégories. Il peut s’agir d’afficher le classement des mails par clients, ou par collaborateurs ou bien même par prestataires. Mais cela reste toujours insuffisant dans le cas où un mail pourrait traiter plusieurs sujets.
Une bonne nouvelle dans cette rubrique organisation est que vous avez la possibilité d’automatiser le classement des mails dans la boite. Dans ce cas, les mails à leur reception dans la messagerie, en fonction de vos réglages, vont s’afficher classés automatiquement. Tout ceci peut être fait dans les paramètres fenêtre de la boite de messagerie par la configuration de règle.
Définir un temps consacré à sa boite mail
Dans votre agenda journalier, vous devez prévoir un créneau de reponse aux mails de votre gmail. Ceci vous permettra de vous concentrer sur la reponse sans pour autant faire interruption de votre rythme de travail. Ce temps consacré peut être juste en début de journée et en fin de journée. Cette méthode permet de vous assurer que vous avez donné une réponse à tous les mails. Dans ce petit bout de temps, vous devez utiliser la règle des 2 minutes.
Cette règle consiste à donner une réponse à un message qui peut avoir de reponse immédiate. En faisant cela, vous pouvez aussi ranger dans une fenetre les mails qui ne requièrent pas d’action. Veillez notez dans votre agenda l’icone ou le nom des mails longs pour donner une réponse plus tard. Ceci faisant, juste avec une recherche rapide, vous cliquez sur cela pour répondre ou pour l’annuler.
Se désabonner des newsletters inutiles
Il y a assurément des messages dans votre gmail que vous ne cliquez même pas. En vous rendant dans les parametres de messagerie vous pouvez demander à google de vous désabonner de ces newsletters. Pour faire cet envoi de désabonnement, vous cliquez sur le lien dans l’icone tout en bas de chaque mail. Après l’envoi, ces annonceurs par le biais de google vont recevoir votre demande et procéder automatiquement.
Vider très souvent sa boite mail
Conserver tous les types de mail que vous recevez dans votre gmail ne vous aide en rien à bien le gérer. Une boite bourrée de mail vous amène des fois à chercher un message important pendant des minutes avant de trouver. Néanmoins, pour raccourcis, vous pouvez faire une recherche à l’aide du clavier pour trouver un mail. Mais trier et ranger seraient plus efficace pour votre boite. C’est un geste noble dans la gestion qui est totalement gratuit.
Pour faire le nettoyage de votre gmail, vous devez tout d’abord conserver dans une fenêtre de dossier au mieux les emails importants. En effet, vous avez la possibilité dans les paramètres de messagerie d’enregistrer un email sous un dossier. Il suffit juste de suivre le processus pour enregistrer un document classique. Un email inutile est supprimé.